Na co uważać zakładając firmę?

Zmazywanie ołówkiem napisu MISTAKEDecydując się na własną działalność często z jednej strony przesiąknięci jesteśmy radością, a z drugiej z obawą patrzymy w przyszłość. Własna działalność, w szczególności w początkowej fazie, to często brak stałego źródła dochodu,a co za tym idzie brak stabilizacji. Jednakże ostatecznie wiele osób podejmuję ryzyko. W zamian otrzymują możliwość robienia tego co chcą i w jaki sposób chcą. Na osoby rozpoczynające działalność czyha wiele błędów, które ze względu na brak doświadczenia, zbyt duży optymizm, a czasami po prostu z  tzw. „dobrych chęci” bardziej lub mniej świadomie popełniają. W dzisiejszym tekście chciałabym podzielić się swoimi doświadczeniami i spostrzeżeniami. Może dzięki temu uda się Wam ominąć kilka problemów w początkowym stadium prowadzenia działalności. Nie łudźcie się jednak, nie da się uniknąć wszystkich. Jednakże podobno najlepiej człowiek uczy się na błędach.

Chciałabym dodać jeszcze na wstępie, że większość obserwacji odnosi się do działalności o charakterze usługowym. Ten sektor znam najlepiej, w związku z tym na nim się skupię. Myślę, że wiele rad w sposób bezpośredni lub po lekkiej modyfikacji można zastosować również w działalności handlowej lub produkcyjnej. Tyle tytułem wyjaśnień. Pora przejść do meritum.

Zbyt szeroki wachlarz usług

Często rozpoczynając działalność chcemy w swojej ofercie zaprezentować jak najwięcej usług. W założeniu ma to na celu dywersyfikacje źródeł dochodów i wykorzystanie wszystkich naszych zdolności. Wydaję się być to dobrym podejściem, jednakże na dłuższą metę niezmiernie trudno jest to wszystko ogarnąć. Duża ilość różnorodnych usług spowoduje, że na każde działania marketingowe czy sprzedażowe będzie trzeba poświęcić sporo czasu. Dodatkowo jeżeli chcemy świadczyć wysoki poziom usług, to musimy się rozwijać. Rozwój w wielu kierunkach może być trudny, a czasami wręcz niemożliwy. Dobre dobranie usług to jeden z ważniejszych elementów planowania własnej działalności.

Założenie: Będę pracować kiedy będzie mi się podobało

W działalności usługowej pracujemy zazwyczaj wtedy kiedy są klienci/zlecenia. Fakt, własna działalność często pozwala na nietypowe godziny pracy czy swobodne załatwianie spraw, jednakże niestety nie do końca oznacza swobodne podejście do harmonogramu. W moim przypadku często zdarzało się, że w jednym okresie następowała kumulacja zleceń, w kolejnym pojawiał się przestój. Gdy prowadzimy działalność gospodarczą bez podpisywania umowy o stałej współpracy dbamy o każde zlecenie, gdyż mamy koszty do pokrycia i własne potrzeby. Co więcej, posiadając własną firmę pracujemy 24h/dobę, 365 dni w roku. Gdy teoretycznie mamy wolne, to nasze myśli wciąż krążą mniej lub bardziej intensywnie wokół interesu.

Zła nazwa dla działalności

Dobór nazwy to często jedna z najtrudniejszych decyzji do podjęcia. Dobra nazwa może pomóc nam w trakcie zdobywania rynku i przeprowadzania działań marketingowych. Nieodpowiednia nazwa może natomiast przysporzyć wiele trudności. Szukając nazwy dla swojej działalności uważajcie na słowa trudne do wypowiedzenia czy napisania. Warto zapytać też kilka osób z czym kojarzy się wymyślona przez nas nazwa. Mogą mieć oni przemyślenia, które nam by do głowy nie przyszły. Wszelkie takie informacje są niezmiernie cenne. Jeśli planujecie rozszerzyć działalność również na rynki zagraniczne, zadbajcie o to, żeby nazwa firmy była łatwa w odbiorze dla obcokrajowców.

Ważne jest, aby podczas wymyślania nazwy, sprawdzić dostępność domeny internetowej. Coraz więcej firm decyduje się na działania w sieci, w związku z tym dobrze posiadać adres internetowy zgodny z nazwą firmy. Będzie się to dobrze prezentować na wizytówkach i innych materiałach promocyjnych.

„Huraoptymizm” i „jakoś to będzie …”

Optymizm jest bardzo pozytywną cechą charakteru. Patrzenie na problemy jak na szanse, szukanie pozytywów i nie poddawanie się jest niezmiernie przydatne podczas prowadzenia działalności. Jednakże jak we wszystkim, to i w optymizmie należy zachować umiar. Zbyt duży optymizm ignorujący sygnały zagrożenia może zaprowadzić nas i naszą działalność na manowce. Dodatkowo częste podchodzenie do problemów na zasadzie „jakoś to będzie” może spowodować, że ze względu na różne niedociągnięcia nie uda nam się zrealizować naszych założeń lub znajdziemy się w trudnej sytuacji.

Zaniedbywanie działań promocyjnych i marketingowych

W wirze różnych działań często zapominamy o tym jak ważne jest promowanie własnych usług mające na celu zdobycie klientów. Najlepszą reklamą są zadowoleni klienci. Jednakże najpierw trzeba ich pozyskać. Co więcej, nie wszyscy klienci lubią się chwalić korzystaniem z pewnych usług. W przypadku mojej firmy, gdy część moich usług skierowana jest do osób poszukujących pracę, trudno liczyć na wiele poleceń. Czasami jednak warto poprosić klientów o referencje o których oni nawet nie pomyśleli. Obecnie istnieje wiele możliwości promocyjnych, zarówno tych bezpłatnych, jak i płatnych. Najważniejsze, żeby poświęcić chwilę czasu nad zastanowienie się co chcemy promować i w jak sposób chcemy to zrobić.

Branie zbyt dużej ilości obowiązków na siebie

W początkowej fazie działalności często bierzemy wszystkie obowiązki na siebie. Chcemy oszczędzić pieniądze, sprawdzić swoje siły, a czasami wydaje się nam, że po prostu zrobimy to najlepiej. Jednakże czasami warto zlecić pewne działania ludziom, którzy specjalizują się w nich. Początkowo prowadzenie księgowości może wydawać się proste, jednakże wraz z rozwojem działalności pojawią się problemy, które będzie trzeba konsultować z zawodowym księgowym. To chyba najczęściej zlecana na zewnątrz usługa. Warto też skorzystać z ekspertów w takich dziedzinach jak prawo, marketing, kadry czy rekrutacje. Dzięki zleceniu niektórych obowiązków na zewnątrz możemy skupić się na głównej działalności przedsiębiorstwa i zarabiać pieniądze.

Nadmierne obciążenia finansowe

Zbyt duże koszty mogą bardzo szybko zahamować rozwój przedsięwzięcia. Sporo jest obowiązkowych obciążeń – ZUS, PIT czy VAT. Do tego dochodzą koszty dojazdów, abonament telefoniczny czy internetowy. Łącznie jest to znacząca suma na którą musimy w pierwszej kolejności zarobić. Dopiero po uregulowaniu tych obciążeń zarabiamy na siebie. Warto przed każdym wydatkiem zastanowić się nad jego celowością. Ciekawe, jednak drogie szkolenie można początkowo zamienić na książkę z tego zakresu. Nie będzie to w pełni wartościowy substytut, ale pozwoli na zaoszczędzenie sporej kwoty pieniędzy. Wiele przedsiębiorców pragnie mieć swoje biuro. Własne biuro pozwala na bezproblemowe spotkania z klientami, gwarantuje dobry klimat do pracy. Jednak jest to bardzo duże obciążenie, które mocno uszczupli nasz budżet. Czasami warto skorzystać z coworkingów i biur na godziny. Umożliwi to lepsze optymalizowanie finansów. Trzeba uważać również na drobne wydatki (artykuły biurowe, spożywcze czy dekoracje), bo one potrafią niepostrzeżenie zająć wysoką pozycję na liście wydatków. W budżecie firmy, jak w domowych, wszelkie wydatki należy przemyśleć i dobrze zaplanować.

Rezygnowanie z klientów bądź przyjmowanie wszystkich zleceń

Są różne podejścia do współpracy z klientami. Część osób uważa, że nie należy rezygnować z żadnego zlecenia, nawet najmniejszego. Bo, gdy bazuje się jedynie na „rekinach” i one znikają, to „płotka” może pozwolić na przetrwanie na rynku do czasu pozyskania kolejnego dużego klienta. Inni uważają, że należy wybierać jedynie tych klientów na których nam zależy i z którymi chcemy współpracować. Jest to dość idealistyczne podejście na które mogą pozwolić sobie jedynie najwięksi gracze. Jednakże większość osób prowadzących własne firmy nie może sobie pozwolić na takie dobieranie klientów. Rezygnacja z klienta może oznaczać brak zlecenia, a co się z tym wiąże, brak przychodów.

Współpraca z problematycznymi klientami

Zostając w temacie klientów, należy bardzo uważać na tzw. „problematycznych klientów”. Są to klienci, którzy nie mogą sprecyzować swoich potrzeb, często zmieniają zdanie, płacą nieterminowo lub są niesłowni czy niepunktualni. Współpraca z takimi osobami może przełożyć się niekorzystnie na funkcjonowanie całego przedsięwzięcia. Opóźniają oni realizacje innych zleceń i wyprowadzają nas z równowagi. Jeżeli każda współpraca klientem jest obarczona jakimś problemem, lepiej z niego zrezygnować, gdyż w szerszej perspektywie przyniesie to więcej korzyści niż strat.

Zaniedbywanie klientów

Klienci oczekują szybkiej i konkretnej reakcji na ich zapytania. W związku z tym należy się starać regularnie odpowiadać na maile od klientów, odbierać telefony i oddzwaniać o umówionej porze. Nie powinniśmy kazać klientowi zbyt długo czekać na naszą reakcję. Zniechęcony może zrezygnować z naszych usług. Pamiętajmy, szacunek dla klientów jest niezmiernie ważny. Istotny jest poprawny język i odpowiednio dobrany sposób komunikacji. Nie muszę chyba dodawać, że niedopuszczalne jest używanie w kontaktach z klientem wulgaryzmów i należy unikać potocznych stwierdzeń.

Brak szacunku do własnego czasu

Trudno znaleźć złoty środek w zarządzaniu własnych czasem. Z jednej strony musimy w miarę szybko odpowiadać klientom, z drugiej jednak powinniśmy szanować własny czas. Jeśli nie ma presji terminu lub nie wydarzyła się jakaś pilna awaria, lepiej nie odpisywać klientom w nocy czy weekendami. Brzmi to może dość dziwnie, bo w końcu wyżej pisałam o tym, że trzeba reagować na potrzeby klienta. Jednakże nauczona własnym doświadczeniem wiem, że dobrze trzymać pewne ramy czasowe. Chyba, że lubimy otrzymywać telefony w godzinach wieczornych w weekendy…

Nieciekawa strona internetowa firmy

Obecnie, gdy duża część działalności przeniesiona jest do internetu, strona www jest najważniejszą wizytówką firmy. Jeśli nie posiadamy umiejętności i doświadczeniu w przygotowywaniu stron, zlećmy to specjalistom. Nic bardziej nie odstrasza klientów jak brzydka, niedziałająca strona. Ważne jest również bieżące aktualizowanie informacji i danych kontaktowych. Przed opublikowaniem strony najlepiej pokazać ją kilku osobom, które ocenią jak się ona prezentuje i w razie czego dadzą wskazówki, co można jeszcze ulepszyć.

Niewykorzystywanie sieci kontaktów lub jej brak

Zdobywania kontaktów, popularnie obecnie nazywanego networkingiem, trzeba się nauczyć. Nie każdy z nas jest mistrzem autopromocji, która nie będzie przy okazji narzucająca się. Jednakże bez sieci kontaktów trudno rozwijać biznes. To dzięki rozpoznawalności, wzajemnym poleceniom można budować przewagę konkurencyjną. Zazwyczaj działa to tak, że jednak polecamy osoby/korzystamy z usług osób, które gdzieś poznaliśmy. Więc do dzieła, zacznij pracować nad swoją siecią kontaktów i zdobywaj nowe znajomości. Ważne jest też, żeby pamiętać, że rzadko się zdarza, że nabyte od razu kontakty procentują. Zazwyczaj trzeba trochę poczekać.

Niewystarczająca znajomość przepisów

Punkt ten dość mocno wiążę się z jednym z poprzednich, który opowiadał o braniu na siebie zbyt dużej ilości obowiązków. Jeżeli się na czymś nie znamy, lepiej zlećmy wykonanie pracy specjalistom. Jednakże nie zwalnia nas to z obowiązku i odpowiedzialności. Nadal jako przedsiębiorca jesteśmy odpowiedzialni za decyzję podjęte w naszym imieniu. Zlecenie księgowości biuru rachunkowemu nie oznacza, że wszystkie kontakty z instytucjami podatkowymi mamy z głowy. W razie jakiś nieścisłości w dokumentacji to my będzie za nie odpowiadać. Stare przysłowie mówi: Nieznajomość prawa szkodzi. Dla naszego dobra należy więc trzymać rękę na pulsie i w ramach możliwości edukować się w tym zakresie.

Obecnie rząd wprowadza ustawy deregulacyjne, które mają na celu ułatwienie dostępu do wielu zawodów. Warto jednak przed podjęciem działalności zweryfikować stan prawny i możliwości pracy w danym zawodzie. Lepiej zrobić to przed rozpoczęciem działalności, gdyż po fakcie trudniej jest odkręcać pewne wybory.

Zbyt długie podejmowanie decyzji

Dobre przemyślenie sprawy, zbadanie za i przeciw to bardzo ważny element prowadzenia biznesu. Jednakże, jeśli będziemy zbyt długo się zastanawiać i analizować, może się okazać, że doskonała okazja i szansa na rozwój przeszła nam koło nosa. Pamiętajmy, że w biznesie liczy się czas, bo czas to pieniądz. Więc nie marnujmy go na zbyt długie podejmowanie decyzji.

Słuchanie za dużej liczby „doradców”

Często potrzebujemy zapytać kogoś o zdanie. Gdy prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą i nie mamy z kim skonsultować naszych pomysłów, nasi przyjaciele, znajomi czy rodzina mogą okazać się bezcennymi doradcami. Jednakże, tak to już jest z nami, że każdy chce mieć rację i każdy ma swoje zdanie. Trudno dość do jakiś sensownych wniosków i podjąć dobre decyzje, gdy z każdej strony słyszymy zupełnie inne opinie. Warto zawęzić sobie grupę naszych zewnętrznych doradców i pamiętać o tym, że w końcu to my prowadzimy działalność i to nasze zdanie jest najważniejsze (choć czasami bywa błędne).

Przejmowanie się opinią innych

Nierzadko zwracamy uwagę na to co mówią i myślą o nas inni. Przejmujemy się słysząc niepochlebną opinię lub nie widząc zrozumienia dla naszych działań u osób na wsparciu których nam zależy. Powoduje to często smutek i frustracje. Jednakże, ja doszłam do ważnego wniosku: w życiu (zarówno prywatnym, jak i zawodowym) nie jesteśmy w stanie zadowolić wszystkich. W związku z tym w pierwszej kolejności należy skupić się na sobie. Czasami może się zdarzyć, że usłyszymy, że coś zrobiliśmy źle. Trzeba wtedy naprawić swój błąd i nie przejmować się innymi, gdyż nie mylą się jedynie Ci, którzy nic nie robią.

Lęk przed porażką

Wielu z nas rozpoczynając działalność gospodarczą już na samym początku ma w głowie lęk przed porażką. Myślą sobie: „Co będzie jeśli mi się nie uda, gdy firma nie rozwinie się i nie przyniesie zamierzonych korzyści?” Podejmując każde działanie istnieje prawdopodobieństwo jego niepowodzenia. Jest to wpisane w możliwy scenariusz. Jednakże czy taka „porażka” przy nieudanym biznesie to na pewno porażka? Dzięki prowadzeniu własnej działalności możemy wiele się nauczyć o nas samych, o tym w czym jesteśmy dobrzy, w czym powinniśmy się jeszcze rozwinąć. Uczymy się naprawdę wiele i zdobywamy bezcenne doświadczenie. Doświadczenie może trochę brutalne, bo zdobywane na własnej skórze, czasami kosztujące nas wiele nerwów, jednakże doskonale nas kształtujące.

Przeliczanie kosztów w okresach miesięcznych zamiast w skali rocznej

Dodatkowy abonament telefoniczny w promocyjnej cenie 29,99 zł może nas kusić. W końcu to tylko 30 zł miesięcznie. Jednakże gdy spojrzymy na skalę roczną daję to 360 zł. Biuro w doskonałej cenie 900 zł miesięcznie, w skali roku kosztuje nas ponad 10 tysięcy. Każdy wydatek, który wydaje się nam kuszący najlepiej sobie wyobrazić w perspektywie roku. Tak analizując sytuację, może się okazać, że pewne wydatki nie są niezmiernie potrzebne, a zaoszczędzoną kwotę będzie można przeznaczyć na ważniejsze potrzeby.

 

Podsumowanie

To tylko niewielka część pułapek jakie czyhają na młodych, pełnych chęci przedsiębiorców. Może również Wy chcielibyście się podzielić swoimi obserwacjami na temat prowadzenia własnej działalności? Zachęcam do dzielenia się nimi w komentarzach. Osobom myślącym o rozpoczęciu działalności gospodarczej polecam książkę Pułapki small biznesu. 133 mity, które niszczą Twoją firmę autorstwa Marka Jankowskiego. Jest to jeden z wielu poradników dla początkujących przedsiębiorców, jednakże jego największą siłą jest to, że jest obsadzony w polskich realiach.

Wszystkim osobom zaczynającym swoją przygodę z własnym biznesem życzę wiele samozaparcia, motywacji do ciężkiej pracy i sukcesów z nich wynikających. Do dzieła! 🙂

 

Źródło obrazka (CC): flickr.com, autor: Terrance Heath