O zarządzaniu projektami – Małgorzata Kusyk (PMP – standard PMI)

PMPW kolejnej odsłonie cyklu wywiadów z praktykami zarządzania projektami poznacie Małgorzatę Kusyk, project managera z ponad 10-letnim stażem. Pomimo, iż główną metodyką jaką używa Małgorzata w swojej pracy są standardy PMI, zdaje sobie sprawę, że są one niewystarczające i w zmieniającym się dynamicznie otoczeniu warto  również czerpać to co najlepsze z metodyk zwinnych zarządzania projektami. Dodatkowo podkreśla, że najlepiej uczyć się zarządzania projektami poprzez działanie i do tego też zachęca.

 

Małgorzata Kusyk, PMP

Od 13 lat z pasją i zaangażowaniem skutecznie zarządza projektami i zespołami projektowymi w Europie, Azji i Ameryce. Obecnie partner zarządzający nowoczesnego biura zarządzania projektami AgilePMO (www.agilepmo.pl) oraz odpowiedzialna za strategiczne projekty i programy firmy Thomson Reuters. Jest też mentorem, wykładowcą akademickim, trenerem (partner The Project from Hell), autorem metodyk i szkoleń z zakresu zarządzania projektami, w których łączy podejścia zwinne z tradycyjnymi.

Metodyka zarządzania projektami, która będzie omawiana:  Standard Project Management Institute (PMI)®.

Wykształcenie i certyfikaty związane z opisywanym sposobem zarządzania projektami:

Certyfikat PMI:  Project Management Professional (PMP)®

Lata doświadczenia w pracy w charakteryzowanej metodyce:  16 lat – 3 lata jako członek zespołu projektowego i 13 lat jako Project/Program/PMO Manager. Również autor metodyki zgodnej ze standardem PMI, która została wdrożona w jednej z organizacji.

Inne znane metodyki zarządzania projektami: PRINCE 2,  standard IPMA ICB®, podejścia i metodyki zwinne (Agile): SCRUM, TDD, DSDM, FDD, Kanban, XP.

Opis metodyki – krótka charakterystyka, jej zalety i wady:

Standard PMI to zbiór praktyk zarządzania projektami spisanych w Project Management Body of Knowledge (PMBoK)® obejmujący 5 grup procesowych (rozpoczęcia, planowania, realizacji, zakończenia, monitorowania/kontroli),  10 obszarów wiedzy ( w ostatniej 5-tej edycji dodano, a właściwie wyodrębniono dodatkowy obszar zarządzania interesariuszami projektu, który wcześniej był elementem obszaru zarządzania komunikacją) oraz 47 powiązanych ze sobą procesów. Korzystając z tych wytycznych organizacje tworzą dostosowane do własnych potrzeb metodyki zarządzania projektami, czy też tak zwane ramy pracy w projekcie ( ang. „ project management framework”), które są mniej lub bardziej elastyczne. I to jest chyba największą zaletą PMBoK-owego podejścia, możliwość zdefiniowania dostosowanego do naszych potrzeb procesu, w którego skład wchodzą fazy wraz z punktami decyzyjnymi, role i odpowiedzialności  oraz  wzorce podstawowych dokumentów. Proces ten nie tylko porządkuje sposób prowadzenia projektu, ale również wyznacza odpowiedzialność oraz ułatwia komunikację. Muszę tu jednak podkreślić, że projekty to ludzie, a nie diagramy PERT, czy harmonogramy Gantta, więc dobrze zdefiniowany proces, metody i narzędzia zarządzania projektami nie wystarczą, aby osiągnąć sukces.  Coraz częściej ludzkie i społeczne aspekty decydują o powodzeniu lub porażce. Zachowania ludzi, czyli dzielenie się pomysłami, stawianie czoła problemom, podejmowanie decyzji, czy dotrzymywanie obietnic, to obszary, których nie można pominąć.

Jeśli chodzi o wady, to często zarzuca się podejściu PMBoK-owemu sztywność i nadmierną dokumentację, natomiast moje doświadczenia są  zupełnie inne. Wszystkie ramy pracy, z których korzystałam, czy też tworzyłam były proste i dość elastyczne. I tak na przykład moja przygoda z project managementem zaczęła się w Ericssonie, gdzie proces o nazwie PROPS (stosowany też w innych organizacjach) składał się z 4 faz (prestudy, feasibility study, execution, conclusion), 4 dokumentów (Assigment Specification, Project Specification, Progress Report, Final Report) oraz 5 punktów decyzyjnych. Przez ostatnie kilka lat obserwuje też trend „odchudzania” procesów zarządzania projektami oraz dostosowywania do dzisiejszej szybko zmieniającej się i złożonej rzeczywistości. Era wiedzy ustępuje erze interakcji i kreatywności – dziś liczy się jak szybko dostarczymy nową wartość dla klienta, dlatego też podejścia zwinne (Agile) zyskują na znaczeniu i PMI też ma tego świadomość. W najbliższym czasie zostanie opublikowane rozszerzenie standardu o zagadnienia zarządzania projektami informatycznymi  (Software Extension to the PMBOK® Guide Fifth Edition).  Osobiście nie widzę w standardzie PMI jakiś rażących wad, a jak z niego skorzystamy zależy od nas samych – możemy sobie albo skomplikować, albo ułatwić życie.  Sama jestem zwolenniczką i z powodzeniem stosuje podejścia hybrydowe (połączenie tradycyjnych i zwinnych) i tym wróżę przyszłość.

W jakich projektach, według Ciebie, najlepiej sprawdza się ta metodyka?

Polecam model Ralpha Stacey’a,  który pomoże nam  podjąć decyzję dotyczącą wyboru najefektywniejszego rozwiązania. Podejścia tradycyjne, do których należy omawiany standard, najlepiej nadają się do projektów prostych i skomplikowanych (ang. complicated), w których jasno są zdefiniowane wymagania  – zarówno my jak i klient wiemy jak ma wyglądać produkt końcowy. Natomiast do projektów o dużej niewiadomej  – złożonych (ang. complex) lepiej sprawdzi się podejście zwinne.

Czy według Ciebie konieczne jest posiadanie specjalistycznych kursów, szkoleń i certyfikatów w celu sprawnego posługiwania się tą metodyką? Jeśli tak to jakich.

Ponieważ nie jestem  zwolenniczką  kolekcjonowania certyfikatów powinnam odpowiedzieć, że nie – najważniejsza jest praktyka. Oczywiście  podstawy teoretyczne są ważne, ale można  nauczyć się ich z podręczników. Dużo efektywniejszymi sposobami zdobycia wiedzy są spotkania i rozmowy z ekspertami – polecam mentoring,  czy też dołączenie do lokalnej społeczności branżowej – serdecznie zapraszam na seminaria i konferencje organizowane przez PMI. A wszystkim, którzy nie mają doświadczenia, a chcą je zdobyć proponuję udział w projektach społecznych, np. English Summer/Winter Camp, gdyż najszybciej uczymy się w działaniu (70%), następnie od innych (20%), a tylko 10% uczestnicząc w szkoleniach. Jest jednak jedno ale, certyfikat otwiera wiele drzwi, a czasami może być wymaganiem koniecznym dla naszej wymarzonej pracy, więc tak , warto go mieć. Jeden tradycyjny – osobiście polecam PMP (moje subiektywne zdanie, chociaż poparte wieloletnią praktyką projektową), a dla osób z małym doświadczeniem lub bez: Certified Associate in Project Management (CAPM)®. Dodatkowo jakiś certyfikat agilowy – ja zdecydowałam się na PMI Agile Certified Practitioner (PMI-ACP)®  i wkrótce przystępuje do egzaminu. Jeśli  ktoś chciałby pójść o krok dalej, to proponuje certyfikat zarządzania programem lub portfelem  –  w moim planie rozwoju na ten rok jest również Program Management Professional (PgMP)®.