Zewnętrzne biuro projektów – wyzwania i korzyści (Rocket Studio)

Rocket Studio LOGOCzy znane jest Wam pojęcie niezależnego biura projektów? Czy zastanawialiście się kiedyś jak to jest pełnić funkcję zewnętrznego kierownika projektów i być swego rodzaju łącznikiem pomiędzy IT a biznesem? Lech Rychliński, prezes Rocket Studio Sp. z o. o., postanowił podzielić się swoją wiedzą i doświadczeniami dotyczącymi zarządzania projektami IT i doradztwa w zakresie analizy biznesowej i technicznej. Jeśli więc jesteś ciekawy co jest najtrudniejsze w prowadzeniu zewnętrznych projektów IT i jakie są korzyści z takich rozwiązań to ten tekst jest na pewno dla Ciebie.  Jest to kolejna odsłona cyklu wywiadów z praktykami zarządzania projektami, która ma na celu lepsze poznanie zagadnień związanych z projektami i ich realizacją. 

Skąd pomysł na taki biznes, czyli zewnętrzne biuro projektów?

Nasz pomysł urodził się na bazie obserwacji i dotychczasowych doświadczeń. Wiele czasu poświęca się tematom informatyzacji, jednak często partnerami w tych rozmowach są tylko firmy z branży IT. Jeśli ktoś nie zna tego obszaru i nie śledzi aktualnych trendów, ciężko mu znaleźć rozwiązanie dopasowane do jego potrzeb. Realizując dotychczasowe projekty , widzimy gdzie pojawiają się najczęstsze braki i gdzie klienci gubią się pomiędzy swoimi potrzebami, oczekiwaniami a tym co jest w stanie dostarczyć im rynek. Dlatego chcemy takie firmy wspierać. Naszym celem jest dostarczanie wiedzy z obszaru IT, w taki sposób aby klienci nie związani z tą branża dostrzegli w niej korzyści dla siebie. Wspieramy też osoby uruchamiające swoje ebiznesy. Często nie mają one czasu aby zająć się wszystkim, wtedy możemy przyjść z pomocą i przykładowo zdjąć z nich ciężar projektu związany z tworzeniem oprogramowania.

Jak wygląda struktura organizacyjna w Rocket Studio?

Stanowimy wycinek struktury projektowej. Na naszym pokładzie znajduje sie menedżer projektów odpowiedzialny za portfolio prowadzonych przez nas projektów oraz właściciele produktów – opiekunowie poszczególnych klientów, będący też ich reprezentantami przed firmami IT. Ważnym obszarem w naszym życiu codziennym jest też sprzedaż i marketing, są więc z nami osoby odpowiedzialne za te elementy.

Czy podczas budowania Rocket Studio dużo czerpaliście ze swoich poprzednich doświadczeń zawodowych?

Rocket jest przede wszystkim wynikiem zebranych doświadczeń. Potrzebowaliśmy nieco czasu, aby doszlifować naszą ofertę do realnych potrzeb rynku ale pomiędzy jej obecnym kształtem a pierwotnym założeniem nie ma tak wielkiej różnicy.

Co jest najtrudniejsze we współpracy z klientami zewnętrznymi?

Najtrudniej jest przekonać klienta do dwóch rzeczy: faktu, że prędzej czy później będzie potrzebował kompetencji, które dostarczamy oraz do obdarzenia nas zaufaniem. W pierwszym przypadku, klienci często muszą sami się wiele nauczyć, aby ukończyć swój projekt, pomimo że jest to wiedza im zbędna w codziennym biznesie. Jeśli zaś chodzi o zaufanie, cóż trudno się też dziwić klientom, na rynku IT jest wiele firm, które delikatnie rzecz ujmując nie pracują na pozytywny wizerunek branży. My poruszamy się na granicy pomiędzy IT a biznesem, jednak dla klientów jesteśmy firmą IT a zatem trafiamy do worka firm, które nie dotrzymują terminów, mają kosmiczne stawki a do tego dostarczają produkty marnej jakości.

Jak Rocket Studio zapatruje się na różne standardy/metodyki zarządzania projektami? Stawiacie na doświadczenie czy certyfikaty?

Przede wszystkim stawiamy na zdrowy rozsądek. Każdy projekt jest inny. W każdym projekcie zespół jest inny i cele są inne i oczekiwania i mógłbym tak długo wymieniać. Staramy się bazować na tym co zdało egzamin wcześniej. Tam gdzie możemy bazujemy na zdefiniowanych metodykach, jednak w sytuacji, gdy projekt nie wpasowuje się w metodykę idziemy swoją drogą. Własna droga jest zawsze ryzykowna i staramy się decydować na takie działania możliwie rzadko, niemniej jednak najważniejszą wartością w projekcie jest dostarczenie potrzebnych rozwiązań klientowi. Myślenie out of the box to jedno z narzędzi po które sięgamy.

Nie będę jednak ukrywał, że aby przekonać klienta do współpracy warto mieć jakieś asy w rękawie, tu niewątpliwie pojawiają się certyfikaty. Mamy na obecną chwilę kilka, w naszej opinii ważnych i rzeczywiście przydatnych. Robienie samych certyfikatów do powieszenia na ścianę jest stratą czasu.

Jak rozwiązywane są problemy z różnymi sposobami pracy lub metodykami zarządzania projektami wykorzystywanymi w Rocket Studio a u klientów zewnętrznych?

 Podstawowym zadaniem w projekcie jest uwspólnienie metodyki działania. Jeśli klient ma swoje sprawdzone metody, to oczywiście staramy się dostosować. Nie zdradzę chyba wielkiej tajemnicy jeśli powiem, że w większości przypadków to my przynosimy metodykę do firmy.  Dzieje się tak przede wszystkim dlatego, że naszymi klientami są głównie firmy/osoby nie związane bezpośrednio z IT. Co za tym idzie nie mają potrzeby posiadania swojej metodyki wytwarzania projektów informatycznych.

Jaki był najtrudniejszy projekt przygotowywany przez Rocket Studio? Dlaczego?

Nazwy pierwszego z nich nie mogę podać ze względu na umowę z klientem. Trudność tego projektu polegała na całkowitym braku sensu biznesowego. W trakcie realizacji po rozmowach z klientem stwierdziliśmy, że pomimo wcześniejszych deklaracji, nie ma on żadnego pomysłu co dalej ma się wydarzyć, kiedy już ukończymy oprogramowanie. Sytuacja wydaje się być może banalna, ponieważ pewnie wielu pracowników różnych firm, mogłoby wyliczać bezsensowne projekty, niemniej jednak było to obciążające dla zespołu, który zdawał sobie sprawę z faktu, że każda minuta w projekcie jest stratą czasu. Dodatkowym minusem był to, że klient nie chciał się dać przekonać, aby projekt zatrzymać lub choćby poszukać dla niego miejsca na rynku.

Szczęśliwie mamy też trudne projekty ze względu na wyzwania jakie przed nami stawiają. To zupełnie inny przypadek. Obecnie jesteśmy generalnym wykonawcą projektu e-peers.com. Jest to duża  platforma badania predyspozycji zawodowych. Poza tym, że jest bardzo złożona,  zmagamy się też z różnymi przyziemnymi problemami obecnymi w typowych, długotrwałych projektach. Mimo napotykanych przeszkód, robimy wszystko, aby dostarczyć naszemu klientowi więcej rozwiązań niż problemów.

A jaki był najciekawszy?

To bardzo trudne pytanie. Niemal każdy nasz projekt jest inny. Raz jesteśmy generalnym wykonawcą, raz konsultantem innym razem audytorem. Zadania, których się podejmujemy są bardzo zróżnicowane i to już czyni je ciekawymi. Nuda nam nie grozi 🙂

Dlaczego warto korzystać z zewnętrznego biura projektów? Jakie są korzyści dla klienta?

W naszych materiałach promocyjnych pokazujemy wiele obszarów, ja skupiłbym się na dwóch głównych. Pierwszy z nich to wiedza, nasze doświadczenia pochodzące z różnych firm i projektów. To co wiemy jest wypadkową zebranych doświadczeń. Zatem nawet jeśli nie znamy gotowego rozwiązania problemu naszego klienta, to jest wysokie prawdopodobieństwo, że znajdziemy je szybciej niż osoba dopiero zagłębiająca się w temat. Drugim obszarem ważnym dla firm są koszty. Budowanie własnego zespołu projektowego ma uzasadnienie, jeśli od tego zależy nasz biznes. Jeśli potrzebujemy tylko usługi, to w perspektywie czasu taniej jest tą usługę kupić na zewnątrz. To są wg mnie dwa podstawowe powody dla których warto rozważać współpracę z zewnętrznym biurem projektowym. Zachęcam też do odwiedzin naszej strony, gdzie przedstawiamy naszych klientów oraz opisujemy, jakie usługi dla nich świadczymy. Może być to również odpowiedzią na pytanie, czy warto się do nas zwrócić.

 

Lech Rychliński

Lech RychlińskiPrezes Rocket Studio sp. z o.o., niezależnego biura projektów IT. Firmy zarządzającej projektami informatycznymi oraz świadczącej usług doradcze z zakresu analizy biznesowej i technicznej. Przed założeniem Rocket Studio wiele lat pracował w spółkach należących do grupy wydawniczej Polskapresse sp. z o.o. Karieręw branży IT rozpoczął jako programista i administrator w firmie Gratka sp. z o.o. Awansując w ramach struktur firmy w 2004r, został kierownikiem działu infrastruktury, odpowiedzialnego za zarządzanie wewnętrznym datacenter grupy wydawniczej. Wspólnie z zespołem zrealizował projekt budowy nowego datacenter. Projekt o wartości ponad 3mln zł został ukończony i oddany do użytku w roku 2008. Od 2007 r. jako dyrektor działu IT planował i wdrażał wszelkie działania w tym obszarze podejmowane przez firmę Gratka. Budował jednocześnie centrum kompetencyjne dla innych pionów Polskapresse. Brał czynny udział w przekształceniu spółki w software house Gratka Technologie a od 2010 do 2012r. był jego prezesem.

W okresie od 2001r. do 2012r. miał okazję współpracować z takimi firmami jak Asseco Poland S.A., Agora S.A., Etos S.A., Wirtualna Polska, Media Regionalne sp. z o.o., Vltava-Labe-Press a.s., ATM S.A., grupa GTS.

Jego główną specjalizacją jest budowa i zarządzanie zespołami wytwarzającymi oprogramowanie. Doświadczenia zdobyte na różnych stanowiskach pozwalają doradzać zarówno w obszarach technologicznych jak i biznesowych. Otrzymane certyfikaty dokumentują odbyte liczne szkolenia związane obszarami wiedzy niezbędnej do profesjonalnej realizacji stawianych celów. 

Od 2013r. z ramienia ARP S.A. jest przewodniczącym rady nadzorczej spółki OffiServe sp. z o.o. będącej częścią portfela inwestycyjnego agencji.